Lee y usa la agenda de citas (el día de cada sucursal)

La agenda de citas es la pantalla que vas a tener abierta casi todo el día. Es una agenda de una sucursal, en forma de cuadrícula: las horas van hacia abajo y cada persona de tu equipo tiene su columna. Cada cita es un bloque de color que cubre su inicio y su fin reales, así que de un vistazo ves quién está ocupado, quién está libre y dónde hay huecos.

Muestra un día o una semana a la vez, con la hora de la sucursal (no la de tu computadora ni la de otra persona). Las filas son de quince minutos, con una línea más marcada en cada hora, una intermedia en la media hora y una tenue en los cuartos de hora. Cuando miras el día de hoy, una línea marca la hora actual.

Al iniciar sesión llegas directo a la agenda de hoy. No pasas por una lista de sucursales.

1. Al menos una persona del equipo en la sucursal. El personal son las columnas. Si no hay nadie, la agenda te avisa de que aún no hay columnas de equipo y te pide añadir personal primero.
2. Horarios de tu equipo. La agenda pinta lo que está fuera de horario y lo libre según el horario semanal de cada persona y el horario de apertura de la sucursal. Si una persona no tiene horario, la agenda la trata como libre todo el día; define horarios para que las columnas sean exactas.
3. Servicios asignados a cada persona. Quien no tiene servicios no puede recibir reservas, así que la agenda la muestra como no reservable y no te deja marcarla como columna.

Abrir la agenda

1. Inicia sesión. Llegas a la agenda de hoy. Si trabajas en varias sucursales, llegas a la última que usaste. Si esa ya no está disponible para ti, llegas a la primera de tu lista.
2. Para cambiar de sucursal usa el selector (con la etiqueta Sucursal) en la navegación y elige la otra. Se abre la agenda de esa sucursal y tu navegador la recuerda para la próxima vez.
3. También puedes abrir Reservar en el menú de la izquierda cuando quieras. Si todavía no tienes sucursales, Reservar muestra un mensaje vacío que te pide crear primero una empresa y una sucursal.

Moverte en el tiempo

1. Usa las flechas junto a la fecha para ir al día anterior o al siguiente. En la vista de semana las flechas avanzan una semana completa.
2. Pulsa Hoy para volver al día de hoy. Solo aparece cuando estás viendo otro día.
3. Pulsa Día o Semana para cambiar la vista. El cambio es inmediato: la agenda deja la cuadrícula anterior en pantalla con un indicador de carga hasta que llegan las citas nuevas, y nunca muestra un falso mensaje de "vacío" mientras carga.
4. El botón de retroceso del navegador te lleva al periodo que estabas viendo antes.

Elegir qué personas ves

1. Pulsa Equipo.
2. Programados hoy es lo predeterminado. Muestra a quienes trabajan ese día, más a quien no tiene horario definido. Una persona cuyo horario no incluye el día que miras queda oculta.
3. Elige Todo el equipo para ver a todas las personas de la sucursal.
4. O marca solo los nombres que quieras. Debajo de cada nombre ves su horario de ese día, o "libra ese día", o "cualquier horario". Desmarcar a una persona solo oculta su columna en tu vista; no cambia nada de su horario.
5. Junto a cada nombre, Horario abre Horario del equipo, donde defines el horario semanal de esa persona y pulsas Guardar horario. La agenda usa el nuevo horario de inmediato.

Leer la cuadrícula

1. Tiempo libre es una celda normal dentro del horario de trabajo. Si pasas el cursor, muestra la hora que reservarías al hacer clic, por ejemplo Reservar 10:15.
2. Tiempo reservado es un bloque que cubre el inicio y el fin reales de la cita. Muestra al cliente, el servicio y las horas. Cada servicio tiene su color, y la leyenda Servicios lista los colores en uso en pantalla, solo de los servicios que tienen citas ese día.
3. Fuera de horario son las celdas fuera del horario de esa persona o del horario de apertura de la sucursal. Se pintan distinto y no se puede reservar en ellas.
4. Ausencia es una ausencia aprobada de esa persona. Se pinta distinto del fuera de horario y de una cita, y cubre el inicio y el fin reales de la ausencia. Una solicitud que sigue esperando aprobación, o que fue rechazada, no cambia la agenda: ese tiempo sigue libre.
5. Si una cita ya estaba reservada antes de que se aprobara una ausencia, la cita sigue mostrándose como reservada y no queda tapada por el color de la ausencia.
6. Un hueco libre entre dos citas muestra cuántos minutos dura, por ejemplo "45 libres".
7. Un bloque también puede mostrar Pago pendiente mientras se espera un apartado, una marca En el sillón cuando pulsas Registrar llegada, y un aviso como Parte de un grupo de 3 si pertenece a una reserva grupal. Una oferta vigente de lista de espera aparece como Oferta a el nombre del cliente en espera, con la hora hasta la que dura.

Leer el encabezado del día

1. Sobre la cuadrícula, una línea indica el nombre de la sucursal, cuántas personas del equipo están programadas del total, y la hora de apertura y de cierre. Por ejemplo: "4 de 6 personal programado, abre 08:00, cierra 20:00". Si no hay nadie programado, igual dice "0 de 6".
2. Debajo, cuatro cifras resumen el día: Reservado, Tiempo libre, Ingreso previsto (lo que cobrarías si todos pagan) y En espera (personas en la lista de espera).

Usar la barra de herramientas

1. Las flechas, Hoy, Día y Semana sirven para moverte, como arriba.
2. Equipo elige las columnas.
3. Pantalla completa amplía la agenda para llenar la ventana y oculta el menú. Pulsa Salir de pantalla completa o la tecla Escape para volver. Te quedas en el mismo periodo, con los mismos filtros y cualquier hoja abierta.
4. Añadir inicia una cita nueva sin tener que hacer clic antes en una celda libre. Abre la hoja de creación en Sin cita, con una persona del equipo y una hora de inicio ya rellenadas. Está desactivado cuando no se muestra ninguna columna.
5. Bajo la barra, la línea de reserva rápida (nombre o teléfono del cliente, un servicio, cualquier persona o una en concreto, y Reservar) busca por ti el primer inicio libre. Si nada cabe, te dice por qué: nadie tiene turno ese día, nadie de turno ofrece ese servicio, o el servicio es más largo que todos los huecos que quedan. Cuando un día posterior tiene lugar, ofrece Próximo hueco con la fecha, que lleva la agenda hasta allí. El proceso completo está en el artículo de reservas.

Empezar una reserva desde la cuadrícula

1. Haz clic en una celda libre, en la vista de día o en la de semana. Se abre la hoja de creación con esa hora (redondeada al cuarto de hora) y ese día.
2. En la vista de semana, la persona del equipo es por defecto la primera que trabaja ese día, y puedes cambiarla en la hoja.
3. Si haces clic en un bloque existente, se abre esa cita, nunca la hoja de creación.

Tus clientes nunca ven la agenda de citas. Lo que ven en tu página de reservas es el resultado de lo que hay en ella: los horarios que pueden elegir son tus horarios libres, así que los horarios de trabajo que mantienes aquí, las ausencias que apruebas y cada cita ya reservada deciden qué huecos se ofrecen. Nunca se pueden reservar dos citas en el mismo hueco para la misma persona del equipo, ya sea que la reserva venga del mostrador o de la página de reservas.

• Esperar ver a alguien en su día libre. La vista predeterminada oculta a quienes no trabajan ese día. Elige Todo el equipo o marca a la persona en Equipo.
• Leer una ausencia como tiempo libre. Solo la ausencia aprobada se pinta como ausencia. Una solicitud pendiente deja el tiempo libre, así que apruébala primero (mira el artículo de ausencias).
• Dejar los horarios vacíos. Una persona sin horario semanal parece libre todo el día y nunca se pinta como fuera de horario, así que a los clientes se les pueden ofrecer horas en las que no trabajas.
• No encontrar la columna de alguien. Quien no tiene servicios no es reservable y no se puede marcar como columna. Asígnale primero un servicio.
• Leer la hora de otro lugar. Las horas siguen la zona horaria de la propia sucursal. Si se ven mal, revisa la zona horaria en la configuración de la sucursal.
• Buscar reglas de cargos o cancelación en la agenda. Los ajustes de toda la sucursal no están en la pantalla de reservas. Usa la configuración de la sucursal.
• Desmarcar a alguien para quitarlo. Solo oculta su columna en tu vista.

Los artículos de equipo, ausencias y configuración de la sucursal explican lo que da forma a lo que muestra la agenda.