Solicita, aprueba y planifica las ausencias de tu equipo

Las ausencias te permiten registrar unas vacaciones, un día de enfermedad o una ausencia de medio día de un miembro del equipo sin tocar su horario semanal. Mientras la ausencia esté aprobada, esa persona no se puede reservar en esas fechas.

Una ausencia puede empezar de dos maneras. Cuando tú, como propietario, la registras, queda aprobada de inmediato. Cuando un miembro del equipo que inicia sesión la pide por su cuenta, empieza como Pendiente y espera tu decisión. Puedes aprobarla o rechazarla.

También puedes dar a cada persona unos días asignados al año y definir normas de la casa para toda tu empresa. Las normas te avisan cuando una solicitud va en contra de ellas. Nunca impiden una solicitud ni una aprobación.

1. Para que un miembro del equipo pida ausencias por su cuenta, necesita tener activado el acceso al producto. Lo activas en su propia página. Consulta el artículo del directorio del equipo.
2. Opcional: decide cuántos días tiene cada persona este año y si quieres un periodo de aviso, un límite de personas ausentes a la vez o un tope de días trasladados.

Registrar una ausencia tú mismo

1. Abre Equipo y entra a la página de la persona.
2. En Ausencias, elige el Tipo: Vacaciones, Permiso retribuido, Baja médica o Sin sueldo. El tipo es obligatorio.
3. Deja marcado Todo el día y fija Desde (fecha) y Hasta (fecha). Desmárcalo para fijar Empieza y Termina con horas.
4. Para cubrir medio día, marca Medio día y elige qué día y qué mitad: Mañana del primer día, Tarde del primer día, Mañana del último día o Tarde del último día.
5. Añade un Motivo (opcional) y pulsa Registrar ausencia. Queda aprobada de inmediato.
6. Bajo Qué cuesta esto, antes de enviarla, la pantalla muestra cuántas visitas reservadas caen en esas fechas, qué servicios no cubre nadie más que trabaje entonces y los avisos de normas de la casa.

Decidir sobre las solicitudes

1. Abre Equipo y pulsa la pestaña Ausencias. Un número en la pestaña cuenta las solicitudes en espera. También puedes pulsar Ver y aprobar ausencias de todo el equipo → desde la página de una persona.
2. Quién está fuera muestra las próximas cuatro semanas. Las solicitudes pendientes se dibujan con línea discontinua y se marcan como Pendiente, aún no bloquea.
3. Bajo Esperando tu decisión, cada solicitud muestra quién la pidió, el tipo, las fechas, el motivo, cuántas visitas reservadas caen dentro y el saldo de la persona antes y después.
4. Pulsa Aprobar o Rechazar. El registro conserva quién la pidió y quién decidió.
5. Aprobadas y próximas lista lo que viene.

Definir días asignados y normas de la casa

1. En la página de una persona, en Saldos, escribe el número de días en Días asignados y pulsa Guardar. La tabla muestra Días asignados, Tomados, Reservados por delante, Restantes y Baja médica.
2. En la pestaña Ausencias, la tarjeta Normas de la casa muestra Aviso necesario para vacaciones, Máximo de personas ausentes a la vez, Semanas bloqueadas y Días sin usar que se acumulan, o Sin definir en lo que aún no decides. Pulsa Editar para abrir Editar normas de la casa. Llena Aviso requerido para vacaciones (días), Máximo de personas ausentes a la vez y Tope de días trasladados (días), y agrega cada periodo bloqueado con + Agregar bloqueo, eligiendo Desde y Hasta (Quitar elimina uno). Cada bloqueo necesita una fecha de inicio que no sea posterior a la de fin. Pulsa Guardar normas. Todo es opcional, y la ventana te recuerda que las normas avisan y nunca bloquean.
3. Saldos de este año, en la pestaña Ausencias, muestra a todos a la vez. Quien tiene dos días o menos se marca como Bajo.

Si eres miembro del equipo y pides una ausencia

1. Abre Horario y pulsa Solicitar ausencia.
2. Elige el Tipo, el Primer día y el Último día. Marca Medio día si lo necesitas.
3. Revisa Qué cuesta esto. Muestra las visitas reservadas en esas fechas, cuántos días te quedan y los avisos de normas de la casa.
4. Añade una Nota para quien apruebe (opcional) y pulsa Enviar solicitud.
5. Una solicitud pendiente se puede retirar con Retirar. Una vez aprobada o rechazada, ya no puedes cambiarla.

Cuando una ausencia deja citas reservadas sin nadie

1. Si las fechas que elegiste, o la solicitud que vas a aprobar, cubren citas ya reservadas, aparece un aviso. Indica cuántas citas se ven afectadas y de qué servicios son, y dice cuando nadie más realiza un servicio. Nunca muestra nombres de clientes y nunca te impide guardar ni aprobar.
2. Pulsa Revisar reasignación para abrir un plan de esa persona. Cada cita recibe un reemplazo sugerido, agrupado en Listas, Para revisar o Requieren decisión, con una pequeña etiqueta que dice por qué está en el plan, como Tiempo libre o Aviso de enfermedad.
3. Acepta una sugerencia, elige a otra persona, cancela la cita o déjala para después. Nada se mueve hasta que pulses Aplicar plan, y la pantalla te dice a cuántos clientes se avisará.
4. Las citas de clientes que eligieron a esa persona llevan una nota, porque esos clientes reciben un enlace para mantener el nuevo arreglo o cambiarlo.

Ausencias del mismo día y modo urgente

El modo urgente viene desactivado. Lo activas en los ajustes de tu empresa, en Ausencias del mismo día. Con él activo y alguien fuera hoy, las citas que ya tienen un reemplazo claro y libre, las Listas, se mueven sin esperarte y se avisa a sus clientes. Todo lo demás se queda en el plan y recibes una notificación de que algunas citas necesitan una decisión. Déjalo desactivado si prefieres revisar cada cambio tú mismo.

Horarios liberados y lista de espera

Cuando una cita se mueve o se cancela, el horario que queda libre se ofrece a quienes están en la lista de espera. Primero se ofrece a los clientes que marcaron a esa persona como favorita, y el orden en que entraron a la lista desempata. También se ofrecen los huecos cortos. A los clientes cuya cita se movió lejos de su favorita se les ofrecen los espacios libres de esa persona cuando aparecen.

• Una ausencia aprobada bloquea a la persona en la página de reservas durante esas fechas. Un medio día bloquea solo esa mitad, así que la otra mitad sigue disponible. Una ausencia de todo el día cubre el día completo en la zona horaria de la propia sucursal.
• Una solicitud pendiente no bloquea nada. La persona sigue disponible hasta que la apruebes.
• Las solicitudes rechazadas no bloquean nada.
• Aprobar una ausencia no mueve ni cancela las citas que ya estaban reservadas dentro de ella. Esos clientes conservan su cita hasta que revises el plan de reasignación y lo apliques o, con el modo urgente activo, hasta que una ausencia del mismo día mueva las listas. Revisa Qué cuesta esto antes de aprobar.
• Eliminar una ausencia tampoco cambia las citas existentes.

• Suponer que aprobar reprograma a los clientes. No lo hace. Mueve o cancela esas citas tú mismo.
• Esperar que una solicitud pendiente bloquee reservas. Solo bloquea una ausencia aprobada.
• Tratar los avisos como candados. Un aviso corto, demasiadas personas ausentes a la vez o una fecha bloqueada solo muestran un aviso. El aviso nombra la norma que se rompe, por ejemplo "Rompe la norma: 14 días de aviso para vacaciones", y puedes aprobar de todos modos.
• Esperar que todos los tipos gasten días asignados. Las ausencias sin sueldo, y los registros antiguos sin tipo, no gastan ninguno. Los días de Baja médica se cuentan aparte. Un medio día cuenta como medio día.
• Esperar cero días cuando no hay días asignados. El saldo muestra Sin días asignados, que no es lo mismo que cero días.
• Fijar un aviso previo y esperar que cubra todos los tipos. El aviso previo aplica a las vacaciones.
• Un miembro del equipo que no puede pedir ausencias. Necesita tener activado el acceso al producto en su registro, y solo puede administrar sus propias solicitudes.

El directorio del equipo, los roles y políticas, y los cierres y festivos tienen sus propios artículos.