Cobra una cita, registra propinas y ventas, y cuadra la caja

Cobrar es la forma de cerrar una cita y registrar lo que pagó el cliente. Funciona como una caja registradora sencilla dentro de la agenda. No necesitas lector de tarjetas ni equipo especial para usarla.

Desde una sola pantalla puedes:

• Cobrar el servicio, añadir una propina y vender un producto en el mismo cobro.
• Elegir cómo pagó el cliente (efectivo o tarjeta).
• Dejar que el cliente use puntos de lealtad, crédito por referidos, un paquete que compró antes o un apartado que ya pagó.
• Imprimir un recibo.

La caja es la otra mitad. Cada día puedes abrirla con el efectivo con el que empiezas, anotar el efectivo pequeño que sacas y cerrarla contando lo que hay. Zelun te dice cuánto debería haber y si te sobra o te falta.

Cobrar forma parte de todos los planes de Zelun. La parte de facturas (CFDI) se explica en el artículo de CFDI, así que aquí no se repite.

1. Servicios y una cita reservada. Cobras una cita que ya existe en la agenda.
2. Para vender productos, productos en tu inventario. La lista de productos solo aparece cuando tu sucursal tiene productos marcados como Vender en la caja.
3. Impuesto de venta, si lo cobras. Se configura una sola vez en la pantalla Inventario, pestaña Caja, en Impuesto de venta de la sucursal (%). Escribe un porcentaje y pulsa Guardar tasa de impuesto.
4. Para pagos con tarjeta, tu cuenta de pagos con tarjeta. Si eliges una opción de tarjeta y tu empresa no tiene conectada una cuenta de pagos con tarjeta, el cobro se rechaza y no se registra como pagado. El efectivo siempre funciona.
5. Dónde están los ajustes de caja. La opción Inventario del menú izquierdo contiene la pestaña Caja. Si te lleva a una página de acceso denegado, pide al propietario de la cuenta que configure el impuesto y que abra y cierre la caja.
6. En la pantalla de cobro los importes se escriben en centavos. El campo de propina se llama Propina (centavos).

Cobrar una cita

1. Abre la agenda de tu sucursal y haz clic en la cita.
2. En Propina (centavos), escribe la propina, si la hay, en centavos.
3. Si aparece un botón con un producto sugerido, púlsalo para añadirlo. Es solo una sugerencia: no se añade nada hasta que lo pulses y nunca se impone en el cobro.
4. Para vender un producto, elígelo en SKU de venta y escribe la cantidad en Cantidad. Se permiten medias unidades.
5. Si tu empresa vende paquetes, puedes elegir uno en Vender paquete. Si el cliente ya tiene saldo de un paquete, elígelo en Canjear saldo para usarlo.
6. Si el cliente tiene crédito por referidos o puntos de lealtad suficientes, aparece un campo para usarlos (Aplicar crédito de referidos o Redimir puntos). El campo de puntos muestra su saldo y cuánto valen. Los puntos y el crédito bajan la línea del servicio antes del impuesto.
7. Si el cliente ya pagó un apartado, la pantalla muestra Total del servicio, Apartado aplicado como línea negativa y Saldo pendiente. El pago que elijas abajo cubre el saldo. Si el apartado se retuvo como cargo por cancelación tardía, la pantalla lo dice en lugar de mostrar un crédito.
8. En Método de pago, elige cómo pagó el cliente: Efectivo, Tarjeta de crédito, Tarjeta de débito, Transferencia SPEI, OXXO o Saldo del cliente. Si el cliente pagó con más de un método, marca Dividir el pago, agrega una fila por cada método y escribe el monto de cada uno en centavos. Deja vacío el último monto para cobrar lo que falte. Los montos deben sumar el total, propina incluida, o el cobro se rechaza y no se guarda nada. Un depósito que el cliente ya pagó cuenta como uno de los pagos sin que tengas que registrarlo.
9. Si quieres, añade Notas de la visita y adjunta una foto.
10. Pulsa Cobrar. La cita queda pagada, las existencias de los productos vendidos bajan por la cantidad vendida y los importes se guardan en la cita.

Dar un recibo al cliente

1. Después de cobrar, la hoja cambia a Cobrado con el nombre del cliente, el servicio, cuánto duró y quién lo hizo. Muestra la línea Servicio y, si se usó un paquete, Paquete canjeado con cuántas visitas se usaron y cuántas le quedan al cliente. A cobrar ahora muestra lo que aún falta por cobrar. Pulsa Recibo.
2. El recibo muestra al cliente, el servicio, la fecha, cada línea, el Total del servicio y el Total. Si se usó un apartado, muestra también Apartado aplicado, la fecha de Apartado cobrado y el Saldo pendiente. También muestra el Pago.
3. Pulsa Imprimir recibo para imprimirlo o guardarlo como PDF desde tu navegador.
4. Pulsa Reservar de nuevo para empezar una reserva con el mismo servicio, la misma persona del equipo y el mismo cliente. No se ofrece en una cita sin cliente.
5. Para emitir una factura, usa Facturar (emitir CFDI) en la misma cita. Consulta el artículo de CFDI.

Abrir la caja del día

1. Abre Inventario, elige tu sucursal y entra a la pestaña Caja.
2. Revisa la Fecha de caja.
3. En Fondo inicial ($), escribe el efectivo con el que empiezas. Es opcional.
4. Pulsa Abrir caja.

Sacar efectivo pequeño durante el día

1. En Salida de caja chica ($), escribe el importe.
2. Pulsa Salida de caja chica. También aparece en los gastos de esta semana.

Cerrar la caja

1. Cuenta el efectivo que hay y escríbelo en Contado ($).
2. Pulsa Cerrar caja.
3. El resumen muestra Fondo inicial ($), Efectivo cobrado, Salida de caja chica, Esperado en caja, Contado y Diferencia. Lo esperado es el fondo inicial más el efectivo cobrado, menos la caja chica. Una diferencia menor que cero significa que falta dinero.
4. Si la caja se abrió sin fondo, la pantalla avisa que se desconoce el fondo inicial, que el importe esperado es parcial y que no se puede concluir un faltante. Una caja que aún no se cuenta no muestra diferencia.
5. Una diferencia nunca impide cerrar. Se registra y puedes cerrar igual.

Algunas cuentas ven además una breve observación generada por IA bajo una caja contada. Solo describe las ventas en efectivo y la caja chica de esa caja, nunca nombra a nadie del equipo y no cambia ninguna cifra.

• Los clientes reciben el precio que cobraste, con la propina y cualquier producto del mismo cobro.
• Un cliente con apartado lo ve descontado de su saldo. El recibo lo muestra como Apartado aplicado.
• Un cliente puede usar los puntos o el crédito que ganó, y puede ganar puntos de lealtad en el primer cobro, según lo que pagó por el servicio.
• El recibo se imprime o se guarda desde tu pantalla. En esta versión no hay un botón que envíe el recibo por correo al cliente.
• Si emites un CFDI, el cliente recibe la factura por correo. Las propinas no forman parte de ella.
• Los clientes nunca ven la caja.

• Escribir la propina en pesos. La propina se escribe en centavos.
• Elegir tarjeta sin cuenta de pagos con tarjeta conectada. El cobro se rechaza. Conecta la cuenta primero o elige Efectivo si el cliente pagó en efectivo.
• Usar Efectivo para un pago con tarjeta. El Efectivo cobrado de la caja cuenta solo la parte en efectivo de cada pago. Los montos con tarjeta, SPEI u OXXO no van en la caja, así que marcarlos como efectivo hace que sobre dinero.
• Elegir el tipo de tarjeta equivocado. Las tarjetas de crédito y de débito se registran distinto en la factura. Elige el tipo que el cliente realmente usó.
• Pagar casi todo con saldo del cliente y luego pedir factura. El saldo del cliente no tiene forma de pago en la factura. Si es la parte más grande del pago, Zelun no puede emitir el CFDI. Consulta el artículo de CFDI.
• Olvidar el fondo inicial. Sin él Zelun no puede decir si te falta dinero.
• Intentar editar un cobro ya facturado. Cuando un CFDI se vincula a un cobro, ya no se pueden cambiar sus líneas ni su pago.
• Buscar la caja en la agenda. La caja y el impuesto de venta están en la pestaña Caja de Inventario, no en la cita.
• Esperar un campo de código promocional al cobrar. Los códigos y los descuentos de mostrador se capturan al crear la reserva. Consulta el artículo de descuentos.

El artículo de descuentos explica cómo se fija el precio antes de cobrar y el de CFDI cubre las facturas.