Emite facturas CFDI desde citas cobradas

Si necesitas dar a tus clientes facturas fiscales oficiales (CFDI), Zelun puede prepararlas directamente desde una cita que ya cobraste. Un proveedor de facturación autorizado por el SAT, llamado PAC, certifica cada factura. Zelun no certifica las facturas por sí mismo. Tu cliente recibe el PDF y el XML oficial por correo, y tú puedes volver a descargar cualquiera de los dos cuando lo necesites.

No necesitas experiencia previa facturando ni un programa de facturación aparte. Llenas los datos fiscales de tu negocio una sola vez y, a partir de ahí, cualquier cita cobrada se puede facturar con un clic.

Hay dos formas de configurarlo. Eliges entre ellas en Modo de proveedor CFDI:

• Usar mi propia cuenta de Facturama. Si tu contador ya te configuró una cuenta con el proveedor, Zelun la usa para emitir cada factura a tu nombre.
• Dejar que Zelun lo administre. Si no tienes una cuenta, subes una sola vez el certificado de sello digital de tu negocio (tu CSD) y Zelun emite las facturas por ti con su propia cuenta con el proveedor.

En ambos casos tus clientes ven la misma factura y lleva el RFC de tu propio negocio. La facturación solo está disponible cuando tu negocio está en México y su moneda es pesos mexicanos (MXN).

Además de la factura de una visita cobrada, Zelun puede emitir tres documentos relacionados desde la misma cita: la factura de un depósito que el cliente pagó por adelantado (anticipo), una nota de crédito cuando ese depósito se devuelve (egreso) y la factura de un cargo por cancelación o inasistencia que sí se cobró.

Todos los planes incluyen cierto número de facturas CFDI al mes sin costo extra. La pantalla de facturación muestra cuántas te quedan y cuándo se renuevan.

1. Tu RFC, el identificador fiscal de tu negocio.
2. Tu régimen fiscal, el que te asignó tu contador. Lo eliges de una lista corta.
3. Tu código postal, el registrado ante el SAT para tu RFC. Puede ser distinto de la dirección física de tu negocio.
4. Tu razón social exactamente como la tiene registrada el SAT. Es lo más fácil de equivocar. No es el nombre comercial de tu negocio ni el de tu letrero. Si no coincide carácter por carácter, las facturas se rechazan. Pide a tu contador el texto exacto o cópialo de un documento emitido por el SAT.
5. Si eliges "Dejar que Zelun lo administre": tus archivos del CSD, un archivo de certificado (.cer) y un archivo de llave privada (.key), además de la contraseña que definiste para la llave. El SAT los emite en su propio sitio. Ni Zelun ni el proveedor de facturación pueden crearlos por ti.
6. Si eliges "Usar mi propia cuenta de Facturama": los datos de acceso de esa cuenta.

Mientras la configuración esté incompleta, no se puede emitir y la pantalla pide al propietario que la termine. Tu negocio debe estar en México y su moneda debe ser MXN.

Configurar la facturación (una sola vez)

1. Abre Mi negocio y busca la sección CFDI (facturación).
2. Llena RFC del emisor, Régimen fiscal del emisor, Código postal del emisor y Razón social del emisor.
3. En Modo de proveedor CFDI, elige cómo quieres facturar.
4. Si elegiste tu propia cuenta, escribe sus datos en Credenciales del PAC. Una vez guardados nunca se vuelven a mostrar.
5. Si elegiste Dejar que Zelun lo administre, sube tu CSD: selecciona el Certificado (.cer) y la Llave privada (.key), escribe la Contraseña de la llave privada y pulsa Registrar CSD. Zelun comprueba que el certificado pertenezca al mismo RFC que capturaste y lo rechaza si no coincide.
6. Pulsa Guardar configuración de CFDI.

Emitir una factura

1. Cobra la cita como siempre.
2. Si tu cliente quiere la factura a su nombre, agrega antes su RFC, Régimen fiscal y Código postal en su ficha en Clientes.
3. Abre la cita en la agenda y pulsa Facturar (emitir CFDI).
4. Elige el Uso CFDI que necesita tu cliente y confirma. Al terminar, la pantalla indica que el CFDI fue emitido.
5. A veces el proveedor de facturación no responde a tiempo y Zelun aún no sabe si la factura se creó. La pantalla muestra entonces Emitiendo la factura… y el botón queda deshabilitado. No lo vuelvas a presionar: Zelun sigue verificando y la pantalla se actualiza sola cuando la factura está lista, o se libera la factura de tu saldo si nunca se creó. Mientras se emite, el cobro no se puede editar.
6. Usa Descargar PDF o Descargar XML cuando necesites una copia.

Facturar un depósito, una devolución o un cargo

1. Abre la cita en la agenda. Cuando hay algo que facturar, aparece Otras facturas de esta visita.
2. Pulsa Facturar el depósito (anticipo) para un depósito que el cliente pagó o conservó como crédito de la cuenta. La forma de pago de la factura sigue la forma en que se pagó el depósito.
3. Si después ese depósito se devuelve, pulsa Emitir nota de crédito por la devolución (egreso). Primero factura el depósito: la nota de crédito debe relacionarse con él. Un depósito conservado como crédito de la cuenta no necesita nota de crédito.
4. Para un cargo por cancelación tardía o inasistencia que sí se cobró, pulsa Facturar el cargo por cancelación o inasistencia.
5. Cada documento aparece en la lista como Emitida, con su propio Descargar PDF y Descargar XML. Si el proveedor tarda, la lista indica que se está emitiendo y se actualiza sola. No vuelvas a pulsar el botón.

Cuando cobras una visita cuyo depósito ya tiene su propia factura, la factura de la visita se relaciona con ella.

Cancelar una factura

1. Abre la cita y pulsa Cancelar CFDI.
2. Elige el Motivo de cancelación. El SAT define cuatro motivos, numerados del 01 al 04. El motivo 01 además necesita el Folio sustituto, el identificador único de la factura que reemplaza a esta.
3. Confirma. A veces el SAT necesita que tu cliente acepte la cancelación. Zelun sigue revisando hasta que queda resuelta.

• Si tu cliente tiene un correo registrado, recibe un solo correo con el PDF y el XML justo después de emitir la factura.
• La factura lleva el RFC y la razón social de tu propio negocio.
• Un cliente sin RFC igual recibe una factura válida. Se emite al receptor genérico "público en general" del SAT, que es la práctica habitual para clientes de paso.
• Las propinas no forman parte de la factura, solo el total de servicios y productos.

• Usar el nombre comercial en lugar de la razón social. La razón social debe coincidir exactamente con la registrada ante el SAT para tu RFC, o las facturas se rechazan.
• Pedir factura cuando el saldo del cliente fue la mayor parte del pago. El saldo del cliente no tiene forma de pago en la factura, así que Zelun la rechaza con una explicación. Registra primero cómo pagó el cliente con efectivo, tarjeta, SPEI u OXXO.
• Editar un cobro que ya tiene factura. Una vez adjunta la factura, o mientras se emite una, el cobro no se puede cambiar.
• Un negocio fuera de México, o una moneda distinta de MXN. La facturación solo se ofrece a negocios en México que trabajan en pesos mexicanos.
• Emitir la nota de crédito antes de facturar el depósito. La nota de crédito debe relacionarse con la factura del depósito, así que primero factura el depósito.
• Facturar un cargo que no se cobró. Solo se puede facturar un cargo que sí se cobró. Un cargo pendiente no.
• Un certificado de otro RFC. Zelun rechaza un CSD cuyo RFC no coincide con el que capturaste, y el proveedor también puede rechazar un certificado inválido, con contraseña incorrecta o vencido.
• Esperar las propinas en la factura. Nunca se incluyen.
• Esperar que cancelar devuelva la factura. Cada factura emitida usa una de tu saldo de facturas, y cancelarla no la devuelve. Las facturas nunca se borran, solo se marcan como canceladas con un motivo, como lo exige el SAT.
• Quedarte sin facturas. La pantalla de facturación muestra cuántas te quedan. Cuando ya no hay, la emisión se pausa y la pantalla te explica tus opciones.
• Dejar vencer tu certificado. Su fecha de vencimiento aparece en tu configuración de CFDI, con una advertencia desde 30 días antes. Un certificado vencido bloquea las facturas nuevas hasta que registres uno renovado. Las facturas ya emitidas no se ven afectadas.
• Elegir "Dejar que Zelun lo administre" cuando indica que aún no está disponible. En ese caso pide a Zelun que termine de habilitarlo en tu cuenta, o usa tu propia cuenta.

Los artículos enlazados explican el cobro, los datos fiscales de tus clientes, qué pasa con los depósitos y cargos, y tu propio plan de Zelun.