Encuentra, agrega y actualiza a tus clientes y sus fichas

Cada persona que reserva contigo tiene una ficha de cliente. Ahí guardas su nombre, teléfono y correo, algunas preferencias y, si necesita facturas, sus datos fiscales. Cada cliente pertenece solo a tu negocio: otro negocio en Zelun nunca lo ve, y tú nunca ves los de otros.

Las citas siempre están ligadas a un cliente. Una cita programada necesita uno. Una visita sin cita se puede guardar sin cliente y vincularle uno después. Al guardar una cita se conserva el nombre del cliente tal como estaba ese día, así que corregir un nombre más adelante no reescribe las citas anteriores.

La ficha no es una cuenta de acceso. Los clientes no inician sesión en nada, y un cliente no es parte de tu personal.

1. El teléfono es opcional cuando tú agregas al cliente, pero es la única forma de reconocer a la misma persona cuando reserva en línea, y dos clientes de tu negocio no pueden compartir un número.
2. Si escribes un teléfono sin código de país, Zelun lo interpreta como número de Estados Unidos. Para un número mexicano, escríbelo antes con el código de país, +52.
3. La lista completa de clientes está en su propia página Clientes del menú lateral, y la etiqueta sigue a tu tipo de negocio: en algunos negocios dice Pacientes o Alumnos. Si te lleva a una página de acceso denegado, aun así puedes buscar y crear clientes desde la agenda mientras reservas (consulta Pasos).

Buscar a un cliente al reservar

1. Abre Reservar (la agenda) y empieza una cita nueva.
2. En Cliente, empieza a escribir un nombre. El campo dice Buscar o crear para una cita programada, o Buscar o dejar en blanco para una visita sin cita. Aparece una lista corta con su teléfono, o "sin teléfono", y un resumen de visitas como "3 visitas · última 1 jun". Quien nunca ha venido muestra "sin visitas todavía". Las citas canceladas no cuentan como visitas.
3. Pulsa al cliente correcto. Aparece Vinculado y se llena el teléfono.

Crear un cliente al reservar

1. Escribe el nombre en Cliente y, si lo tienes, el teléfono en Teléfono (opcional).
2. Pulsa Crear «nombre» como cliente nuevo. La pantalla confirma Se añadirá nombre al reservar.
3. Marca Mensajes de cita por WhatsApp solo si el cliente aceptó recibir sus mensajes de cita por WhatsApp.
4. Termina y confirma la cita como siempre. El cliente se crea en ese momento.

Agregar un cliente desde la página Clientes

1. Abre Clientes en el menú lateral y pulsa Nuevo. Se abre la ventana Nuevo cliente.
2. Llena Nombre visible (obligatorio), Teléfono (opcional) y Correo (opcional).
3. Escribe lo que el personal deba recordar en Notas (solo mostrador). Los clientes nunca lo ven.
4. Elige el Origen de adquisición (por ejemplo Google, Instagram, Referido, Visita sin cita) y, si ayuda, agrega un Detalle del origen (opcional). También puedes definir ambos después, en Perfil y preferencias del cliente. Si no eliges nada, Zelun registra que lo añadiste en el mostrador.
5. Marca los permisos que el cliente te dio: Mensajes de cita por SMS (activo si hay teléfono), Mensajes de cita por WhatsApp y Recordatorios de reserva (marketing, aparte de lo anterior). Cada uno es independiente, así que marcar uno nunca activa otro. La casilla de SMS no se puede marcar sin teléfono.
6. Pulsa el botón para crearlo. Si el teléfono ya es de otro cliente, aparece Teléfono ya en uso y no se guarda ni se une nada.

Traer una lista que ya tienes

1. En la página Clientes pulsa Importar CSV y, en la ventana que se abre, usa el campo Archivo para elegir un CSV de una hoja de cálculo o de tu sistema anterior.
2. Para cada columna elige qué contiene: Nombre visible, Nombre o Apellido (nombre y apellido se unen en el nombre visible si no asignas una columna de nombre), Teléfono, Correo, Notas o Ignorar.
3. Revisa la vista previa y pulsa el botón de importar, que muestra el número de filas (por ejemplo Importar 12 filas).
4. El resultado indica cuántos clientes se importaron y cuántas filas se omitieron, con el motivo de cada una: Falta el nombre, Teléfono no válido o Teléfono ya en uso. Las filas omitidas nunca reemplazan ni se unen a un cliente existente, y las filas buenas del mismo archivo sí se importan. Los clientes importados no tienen permisos de SMS, WhatsApp ni marketing.

Agregar datos fiscales para facturas

1. En la página Clientes, elige al cliente en la lista y abre su pestaña Datos fiscales.
2. Llena RFC (12 o 13 caracteres, en mayúsculas), elige el Régimen fiscal de la lista y escribe el Código postal de cinco dígitos registrado para su RFC.
3. Pulsa Guardar. Un RFC o código postal mal formado se rechaza y la ficha queda como estaba.

Solo tu equipo puede capturar los datos fiscales. Los clientes no pueden ponerlos en la página de reservas y una importación nunca los llena. Cómo emitir la factura se explica en el artículo de CFDI.

Cambiar cómo llegó un cliente

Elige al cliente y, en Perfil y preferencias, usa el menú Origen de adquisición y el cuadro Detalle del origen (opcional). Puedes cambiarlos cuando quieras.

Corregir un nombre o teléfono, o activar el consentimiento de fotos

1. Elige al cliente en la lista y pulsa Editar cliente.
2. Cambia el Nombre o el Teléfono, o marca Consentimiento de fotos otorgado, que permite al personal adjuntar fotos de antes y después a sus citas.
3. Pulsa Guardar cliente. Un teléfono que ya es de otro cliente se rechaza.

Revisar el historial de un cliente

Elige un cliente en la lista (busca por nombre o teléfono). Las pestañas muestran Historial (notas y fotos de visitas, con la nota marcada resaltada), Paquetes, Historial de consentimiento y Datos fiscales. La lista muestra la fecha de la última visita, o "sin visitas". Resumir notas escribe un resumen de las notas generado por IA; lleva la etiqueta "Generado por IA — verifica antes de actuar" y no es una determinación clínica.

Eliminar o anonimizar a un cliente

Pulsa Eliminar / anonimizar, lee lo que se borra y confirma con Anonimizar cliente. Se borran su nombre, teléfono y correo y todas las fotos de visitas, y no se puede deshacer. Las citas pasadas y las cifras de ingresos se conservan para reportes pero ya no llevan un nombre.

• Cuando un cliente reserva en tu página de reservas, escribe su teléfono. Si coincide con un cliente de tu negocio, su nombre y correo aparecen ya llenos para que los confirme o corrija. Si los corrige, la ficha se actualiza. Si el número es nuevo, se crea una ficha con lo que escribió. Nunca necesita iniciar sesión ni crear una cuenta.
• La página de reservas solo muestra ese nombre y correo. Nunca revela tus notas, a otros clientes ni el historial del cliente.
• Los clientes no ven sus datos fiscales, tus notas ni su origen de adquisición.
• Un cliente que aceptó recibir mensajes recibe los mensajes de cita por los canales que marcaste.

• Escribir un número mexicano sin +52. Se interpreta como número de Estados Unidos, así que la misma persona puede quedar como dos clientes o no coincidir cuando reserve en línea.
• Usar un mismo teléfono para dos clientes. Zelun lo rechaza en lugar de unirlos. Busca al cliente existente y usa esa ficha.
• Esperar unir a dos clientes. Cambiar un teléfono por uno que ya es de otro cliente se rechaza. Si hay un duplicado, usa al cliente correcto cuando reserves.
• Buscar el conteo de visitas en la lista. La lista de Clientes muestra la fecha de la última visita. El número de visitas aparece en la lista de búsqueda mientras reservas, y la pestaña Historial tiene notas y fotos, que se explican en otro artículo.
• Adivinar los datos fiscales de un cliente. Las facturas necesitan el RFC, régimen fiscal y código postal tal como los tiene el SAT, o la factura puede rechazarse. Pídeselos al cliente.
• Suponer que importar un CSV activa los mensajes. Los clientes importados empiezan sin permiso de SMS, WhatsApp ni marketing. Pídeselo primero.

Las citas nuevas, las visitas sin cita y las reservas grupales se explican en los artículos relacionados.