Crea citas sin cita previa y citas desde el mostrador, y luego cámbialas, cancélalas y cóbralas

Este artículo cubre todo lo que haces en el mostrador con una sola reserva: crearla, darle un cliente, moverla, cancelarla y cobrarla con propina.

Hay dos tipos de reserva de mostrador, y eliges entre ellas en la misma hoja:

• Sin cita. Alguien está frente a ti. Puedes vincular a un cliente existente, crear uno nuevo o dejar el cliente en blanco. Una reserva sin cita y sin cliente igual ocupa el hueco y se ve en la agenda como una visita sin cita, no como un hueco vacío.
• Cita. Una reserva para alguien que todavía no ha llegado. Siempre necesita un cliente, ya sea uno existente o uno nuevo que creas en el momento.

Ambas quedan registradas como reservadas en el mostrador. Eso no se puede cambiar después, y tampoco puedes convertir una reserva sin cita en cita ni al revés. Cada reserva tiene un servicio y una persona del equipo. Para varias personas que llegan juntas, mira el artículo de reservas grupales.

1. Una persona del equipo con horario de trabajo y un servicio que realice. Sin eso la agenda no tiene columna donde reservar. Mira el artículo de la agenda de citas.
2. Para una cita, el nombre del cliente y, de preferencia, su teléfono. Los clientes se buscan por nombre o por teléfono. El teléfono es opcional, pero te permite encontrar a la persona de nuevo rápidamente.
3. El teléfono con su lada del país si no es un número de Estados Unidos Un número escrito sin lada se interpreta como número de Estados Unidos (+1). Para un número mexicano, escríbelo empezando con +52.
4. Permiso para modificar la agenda. El personal sin permiso para eliminar no puede borrar una cita. La cancela, como se explica abajo.

Crear una reserva

1. Abre la agenda de la sucursal. Haz clic en una celda libre de la columna de la persona que quieras, o pulsa Añadir en la barra de herramientas. Se abre la hoja de creación. Al pulsar Añadir se abre en Sin cita, con una persona del equipo y una hora de inicio ya elegidas.
2. Arriba en la hoja elige Sin cita o Cita. El título de la hoja coincide con tu elección.
3. En Cliente, escribe un nombre o un teléfono para buscar. Elige a la persona de la lista. Cada resultado muestra el teléfono, cuántas visitas ha tenido ("sin visitas todavía" o "6 visitas") y la fecha de la última. Las citas canceladas no cuentan como visitas.
4. Si la persona es nueva, escribe el nombre y pulsa Crear «nombre» como cliente nuevo. Puedes llenar Teléfono (opcional). La hoja indica entonces que el cliente se añadirá al reservar. Marca Mensajes de cita por WhatsApp solo si el cliente aceptó recibirlos. Sin teléfono, el cliente se crea solo con el nombre.
5. Si el teléfono ya pertenece a otro cliente de tu empresa, la hoja lo rechaza. Busca a esa persona, porque dos clientes no pueden compartir un número.
6. En Personal, elige a la persona del equipo. En Servicio, elige el servicio. Solo aparecen los servicios que esa persona realiza, y cada uno muestra su duración y su precio. Si este cliente ya se ha atendido antes con ese servicio, se sugiere a su persona habitual con la nota Habitual para este servicio. Es solo una sugerencia y puedes elegir a cualquier otra persona.
7. Define Inicio con el control de hora. Avanza de cinco en cinco minutos en la hora de la sucursal, así que las 7:15 son posibles. Un valor que no cae en un múltiplo de cinco se redondea al más cercano. Algunos horarios libres cercanos aparecen como botones del mismo tamaño, y solo se ofrecen horas dentro del horario de trabajo y sin otra reserva de esa persona.
8. Si quieres, escribe un Código promocional (opcional), o un Descuento de línea como Porcentaje o Importe (centavos) con su Valor del descuento. Un código que no es válido detiene la reserva. La hoja muestra A cobrar al finalizar.
9. Pulsa Comprobar si quieres saberlo antes de reservar. Te dice que el hueco encaja (con el nombre de la persona y la ventana de tiempo, sin conflictos) o por qué no, y da la siguiente hora libre cuando existe. Comprobar no crea nada.
10. Pulsa Confirmar. La reserva aparece de inmediato en la agenda.

Si eliges Sin cita y escribes un nombre pero ni eliges un cliente existente ni pulsas Crear «nombre» como cliente nuevo, la hoja te pide seleccionar o crear un cliente y no reserva nada. Para reservar una visita sin cita y sin cliente, deja el nombre vacío. En modo Cita el cliente siempre es obligatorio.

Dar un cliente a una reserva abierta, o cambiarlo

1. Haz clic en el bloque de la agenda. Se abre la cita.
2. En la sección Cliente, busca o escribe un nombre, elige a la persona o pulsa Crear «nombre» como cliente nuevo, y pulsa Guardar.
3. La reserva queda con el nombre de ese cliente, en el bloque y en el registro. La persona del equipo, la hora y el hecho de que fuera sin cita o cita no cambian.
4. Más adelante puedes cambiar a otro cliente de la misma empresa de la misma manera. No puedes quitar el cliente de una reserva que ya tiene uno.
5. El nombre guardado en la reserva es una copia tomada al guardar. Si después renombras al cliente, las reservas anteriores conservan el nombre que tenían.

Mover una reserva a otra hora u otra persona

1. Abre la reserva desde la agenda.
2. Cambia Inicio o Personal y pulsa Guardar. El campo Inicio de esta hoja es texto simple que muestra la fecha y la hora en un formato técnico, así que edita solo los dígitos que necesites.
3. La nueva hora se revisa igual que una reserva nueva. Si se solapa con otra reserva de esa persona, o cae fuera del horario de trabajo o en una ausencia, se rechaza, el mensaje te dice por qué y la reserva original queda exactamente como estaba.

Cancelar una reserva

1. Abre la reserva y, si quieres, escribe un motivo en Motivo de cancelación.
2. Pulsa Cancelar visita. La cita no se borra. Queda en tus registros como cancelada, así conservas el historial, y el hueco vuelve a quedar libre.
3. Si hay clientes en espera que encajan en el hueco liberado, la hoja los lista para que puedas ofrecérselo desde el panel Fill debajo de la agenda.
4. Si el cliente no se presentó, pulsa Marcar como ausencia en su lugar (solo se ofrece en una reserva que sigue reservada). Registra la ausencia y aplica el cargo por no presentarse configurado para la sucursal. Si hay un cargo pendiente que no se pudo cobrar, la hoja muestra Reintentar cobro.

Registrar llegada, cobrar y agregar propina

1. Cuando llega el cliente, abre la reserva y pulsa Registrar llegada. El bloque muestra entonces En el sillón.
2. Al terminar, escribe la propina en Propina (centavos). Este campo va en centavos, así que 50 pesos son 5000.
3. Pulsa Cobrar. La propina se guarda con el cobro mismo; no hay un paso aparte después. En la misma hoja también puedes añadir un producto, un paquete u otros conceptos, e imprimir un Recibo.

• Un cliente que vinculas o creas se vuelve un registro de cliente normal. Lleva teléfono si lo escribiste, y los clientes que creas en el mostrador se pueden volver a encontrar por nombre o teléfono.
• Si la reserva tiene un cliente con el consentimiento de mensajes correspondiente, recibe los mensajes habituales de confirmación y recordatorio. Mensajes de cita por WhatsApp está desactivado salvo que lo marques.
• Un cliente que reserva en tu página de reservas usa su teléfono, y si coincide con un cliente que ya tienes, la reserva va a ese mismo registro.
• Una reserva cancelada libera el hueco, así que se puede volver a reservar desde el mostrador o desde la página de reservas.
• Las propinas y descuentos que escribes en el mostrador forman parte del cobro de la visita. Si tu negocio emite facturas CFDI, la propina no forma parte de la factura.

• Escribir un nombre en Sin cita y pulsar Confirmar. La hoja no reserva un nombre escrito a mano. Elige o crea el cliente, o borra el nombre.
• Elegir Cita sin cliente. Una cita siempre necesita uno. Crea el cliente ahí mismo en la hoja.
• Escribir un número mexicano sin +52. Se lee como número de Estados Unidos, así que luego no encontrarás al cliente con su teléfono real.
• Esperar poder borrar una reserva. Cancelar conserva el registro. Es a propósito, para que el historial y los cargos queden guardados.
• Escribir la propina en pesos. Propina (centavos) espera centavos.
• Esperar que un cambio rechazado modifique algo. Una reprogramación rechazada deja el original exactamente como estaba.
• Intentar quitar un cliente de una reserva. Puedes vincular o cambiar el cliente, no quitarlo.
• Pulsar Cancelar visita cuando fue una ausencia. Usa Marcar como ausencia para que se apliquen las reglas del cargo.

Los artículos de la agenda de citas, de clientes y de reservas grupales acompañan a este.