Cotiza un trabajo a medida, da seguimiento al pedido y cobra el anticipo

Hay trabajos que no caben en un horario de la agenda: una pieza personalizada, algo hecho a la medida, cualquier cosa que fabricas o encargas para un solo cliente. Para eso Zelun tiene cotizaciones y pedidos.

Armas una cotización para un cliente: uno o más artículos, cada uno con descripción y precio. Cuando el cliente la aprueba, Zelun la convierte en un pedido y le da seguimiento desde la medición hasta la entrega, contra un tiempo de entrega que tú defines. La cotización no necesita una cita, y sus artículos son texto libre, no productos de inventario, así que no se descuenta nada de tu inventario.

Cotizaciones y Pipeline (el tablero de pedidos) están en el grupo Pedidos del menú lateral, y el ajuste del anticipo está en Mi negocio. Las pantallas son para negocios que cotizan un trabajo personalizado antes de ponerle precio, no para la agenda de citas. Si te lleva a una página de acceso denegado, tu cuenta no tiene acceso a esa parte de la empresa; pídeselo al propietario de la cuenta. Los pasos describen las pantallas tal como existen.

1. Un registro de cliente. El formulario de la cotización pide el ID de cliente de la persona a quien cotizas. Consulta el artículo sobre clientes y expedientes.
2. La sucursal a la que pertenece el trabajo. Ambas pantallas tienen un selector de sucursal arriba.
3. Si quieres un anticipo parcial en lugar del monto completo al aprobar, decídelo antes de aprobar cualquier cotización (mira los pasos).

Armar una cotización

1. Abre Cotizaciones y elige la sucursal. La lista de Cotizaciones abiertas muestra cuántas están abiertas y cuántas esperan la aprobación del cliente.
2. Pulsa Nueva cotización y escribe el ID de cliente.
3. Indica el Tiempo de entrega (días): cuánto esperas que tarde el trabajo. Más adelante se vuelve la fecha objetivo del pedido.
4. Para cada artículo llena Descripción y Precio (USD). Usa Agregar artículo para más. Anota medidas, materiales y colores en la descripción.
5. Pulsa Crear cotización. Aparece en la lista como Borrador. Los montos siguen la moneda de tu empresa.
6. Elige una cotización de la lista para ver su detalle: las líneas con su especificación, el Total y las Revisiones, con la vigente marcada como actual.

Revisar una cotización

1. Elige la cotización y pulsa Agregar revisión.
2. En Nueva revisión, edita las líneas (concepto, precio y especificación, medidas, materiales o color; + Agregar línea y Quitar) y pulsa Guardar cotización. Al guardar se reemplazan las líneas que ve el cliente. Las revisiones anteriores quedan en el historial.

Opcional: ayuda de IA con los artículos (solo si está activada para tu cuenta)

• Desde notas de consulta. Usa Pegar notas de consulta y Generar borrador. Las sugerencias dicen "Sugerido por IA, pendiente de revisión" y no traen precio. Pulsa Aceptar para pasar una al formulario o Descartar para quitarla. Después escribe tú el precio.
• Desde una foto. En una cotización en borrador, pulsa Adjuntar foto de inspiración y elige la imagen del cliente. El resultado dice "Sugerido por IA a partir de la foto, pendiente de revisión". Pulsa Aceptar, revisa la descripción, agrega el precio y luego Agregar como artículo. O pulsa Descartar foto o Cancelar. Esta opción no está disponible en la banda de suscripción más baja, aunque esté activada en otros lados.
• Ambas son solo sugerencias: una persona debe leerlas y nada se agrega ni se cotiza hasta que lo aceptes. Si una sugerencia no está disponible verás un aviso y simplemente agregas los artículos a mano. Si sales sin aceptar, la sugerencia de la foto se descarta.

Enviarla al cliente

1. Cuando la cotización esté lista, pulsa Enviar para revisión. Su estado pasa a En revisión.
2. El cliente recibe un aviso automático con el resumen de los artículos. El aviso siempre incluye su enlace para aprobar o rechazar.
3. Para enviarla tú, elige la cotización y pulsa Enviar al cliente. La ventana Enviar cotización al cliente muestra el enlace, que enseña solo la revisión actual. Pulsa Copiar, o marca Enviar también por WhatsApp y pulsa Enviar. El cliente aprueba o rechaza en ese enlace, no en Admin, y no necesita cuenta.
4. Si cambias una cotización que ya está En revisión, el cliente recibe otro mensaje que dice qué cambió. Cambiar un Borrador no envía nada. Una cotización aprobada no se puede editar; hay que hacer una nueva.

Cuando el cliente responde

• Aprobada: se crea de inmediato un pedido con los mismos artículos y precio, en estado Medido.
• Rechazada: no se crea ningún pedido.

Cobrar el anticipo

1. Por defecto, el total de la cotización es el anticipo. Para pedir menos, abre Mi negocio y busca Depósito de cotización a pedido en la tarjeta Pagos.
2. Escribe el Porcentaje de depósito (1–100) y pulsa Usar depósito parcial. Para volver, pulsa Usar monto completo. El ajuste es por sucursal y solo lo siguen las cotizaciones aprobadas después de guardarlo.
3. El anticipo del pedido empieza pendiente. Abre Pipeline y pulsa la tarjeta del pedido. En la hoja del pedido, Pagos lista el Anticipo y el Saldo con sus montos y fechas, marcados Pagado, Pendiente o Aún no se crea.

Dar seguimiento al pedido

1. Abre Pipeline. Los pedidos están en cinco columnas: Medido, Confirmado, En producción, Listo y Entregado. Cada tarjeta muestra el cliente, el artículo, cuándo vence y una etiqueta de pago: anticipo pendiente, anticipo pagado, saldo pendiente o pagado completo.
2. Pulsa una tarjeta para abrir la hoja del pedido y luego Pasar a la siguiente etapa. No se pueden saltar ni regresar pasos.
3. No puedes salir de Medido mientras el anticipo esté pendiente, ni entregar mientras el saldo esté pendiente. La hoja muestra entonces Anticipo pendiente o Saldo pendiente. El saldo se crea cuando el pedido llega a Listo. Si el anticipo ya cubrió todo, el saldo se crea ya pagado.
4. Para registrar dinero recibido en mostrador, pulsa Registrar pago (o Marcar pago recibido) en la hoja del pedido. Elige ¿Cómo se pagó?: Efectivo, Terminal de tarjeta o Transferencia bancaria. Una transferencia necesita su Referencia de la transferencia. El Monto recibido debe ser igual a lo pendiente. Pulsa Confirmar pago recibido. El pago aparece entonces como Pagado con la fecha, el método y la referencia.
5. Un pedido que pasó su fecha objetivo y no está Entregado recibe la etiqueta Atrasado. Marca Mostrar solo atrasados para ver únicamente esos.
6. Con dos o más pedidos atrasados y la función activada para tu sucursal, una Observación generada por IA los resume. Es solo una ayuda de lectura y no cambia ningún pedido.

• Un mensaje cuando su cotización pasa a En revisión, con los artículos, los montos en la moneda de la empresa y el enlace para aprobar o rechazar. Si la redacción con IA está apagada o falla, reciben un mensaje sencillo con los mismos datos.
• Aprueban o rechazan desde ese enlace, sin reservar un horario. Rechazar termina el proceso; aprobar inicia el pedido y el anticipo.
• Cuando cambia el estado del pedido, reciben un mensaje con los artículos y la fecha objetivo. Este mensaje solo se envía donde Zelun lo haya activado para tu sucursal. Donde está apagado, el estado sí cambia pero el cliente no recibe aviso, así que avísale tú.
• Los clientes nunca ven las pantallas del personal ni las sugerencias de IA.

• Esperar el anticipo parcial por defecto. Mientras no lo actives, el total completo se cobra al aprobar.
• Cambiar el porcentaje después de aprobar. Los pedidos ya creados conservan el monto fijado al aprobar.
• Registrar un pago por un monto distinto. El monto recibido debe coincidir con lo pendiente, y una transferencia bancaria necesita su referencia.
• Confiar en las sugerencias de IA sin leerlas. Pueden equivocarse, y el precio siempre lo pones tú.
• Editar una cotización aprobada. Está bloqueada. Haz una nueva.
• Esperar un mensaje al cliente en cada paso. Los mensajes de estado del pedido pueden estar apagados en tu sucursal.
• Poner un producto de inventario en una cotización y esperar que baje el stock. Los artículos de cotizaciones y pedidos nunca cambian el inventario.

Los artículos de abajo hablan de depósitos, expedientes de clientes y costos de mensajes.