Controla los mensajes de cita que reciben tus clientes y los avisos que recibes tú

Zelun envía solo los mensajes de cita a tus clientes, para que no tengas que acordarte. Este artículo cubre dos cosas distintas:

• Mensajes para tus clientes. Zelun manda uno cuando se reserva una cita, un recordatorio unas 24 horas antes de que empiece (según la zona horaria de tu sucursal), un mensaje si la cita se reprograma y otro si se cancela. También hay un mensaje de agradecimiento después de la visita y, en las citas que quedan retenidas hasta que se pague un depósito, un mensaje que pide completar el depósito y otro cuando la retención vence. Mientras el depósito sigue pendiente no sale ningún recordatorio.
• Avisos para ti. El centro de notificaciones avisa a ti y a tu equipo de cosas de la cuenta, como un pago de suscripción fallido o mensajes a clientes que siguen sin entregarse. Es aparte de los mensajes que reciben tus clientes.

Todos los mensajes llevan un enlace para que el cliente administre su reserva. Los correos de cita nueva y de reprogramación adjuntan además un archivo de calendario, así la cita aparece en el calendario del cliente y una reprogramación actualiza esa misma entrada. El correo de cancelación adjunta la cancelación de esa entrada. Los mensajes nunca incluyen tus notas privadas sobre el cliente ni datos clínicos.

Todos los mensajes de cita funcionan en cualquier plan desde el remitente compartido de Zelun. Qué remitente ven tus clientes, y qué está incluido o se paga con créditos, se explica en el artículo sobre lo incluido y lo medido en mensajería.

1. Los datos de contacto del cliente. El correo sale siempre que el cliente tenga dirección de correo. El SMS necesita un teléfono, permiso para enviar SMS y créditos de mensajería prepagados disponibles. WhatsApp necesita el permiso del cliente y una plantilla de mensaje de cita aprobada.
2. Los permisos del cliente. En la ficha del cliente, y al crear un cliente nuevo mientras registras una cita sin reserva, las casillas Mensajes de cita por SMS (activo si hay teléfono) y Mensajes de cita por WhatsApp controlan por qué canales puede recibir mensajes. Márcalas solo si el cliente aceptó. Los clientes que importas empiezan sin ninguna marcada.
3. Una conexión de WhatsApp, si quieres remitente propio. WhatsApp desde un remitente con la marca de tu negocio depende de tu plan y de conectar tu cuenta. Sin eso, los mensajes de cita salen igual desde el remitente compartido de Zelun.
4. Acceso a las pantallas correctas. La agenda de citas está disponible para todo tu equipo. Configuración de notificaciones y el formulario Editar sucursal están en Mi negocio. Si te lleva a una página de acceso denegado, pregunta a quien configuró Zelun en tu negocio.

Elegir cómo se contacta a cada cliente

1. Abre la ficha del cliente en Clientes, o empieza una cita sin reserva y elige agregar al cliente como nuevo.
2. Marca Mensajes de cita por WhatsApp solo si el cliente aceptó recibir sus mensajes de cita por WhatsApp. Para SMS, confirma que el cliente tenga teléfono y marca Mensajes de cita por SMS (activo si hay teléfono).
3. Guarda. Un cliente sin correo, sin teléfono y sin permiso de WhatsApp no recibe ningún mensaje, pero la cita conserva el registro de que el evento ocurrió.

Activar o desactivar el enlace al mapa de una sucursal

1. Abre Mi negocio y ve a Sucursales.
2. Pulsa Editar sucursal en la sucursal.
3. Marca o desmarca Enviar un enlace al mapa en las confirmaciones de reserva y guarda. Viene activada salvo que la desactives. Si está activada y la sucursal tiene dirección, cada mensaje incluye un enlace al mapa.

Mantener los nombres de tratamientos fuera de los mensajes (clínicas y consultorios)

1. Abre Mi negocio y pulsa Revisar ajustes sugeridos en la tarjeta Tipo de negocio. Solo la persona propietaria la ve.
2. Cuando aparezca Los recordatorios nunca nombran el tratamiento, pulsa Activar. Nada se activa hasta que lo hagas.
3. Desde entonces, las confirmaciones, los recordatorios, los avisos de lista de espera y el archivo de calendario dicen "tu cita" en lugar del nombre del servicio. Siguen apareciendo el nombre de tu negocio, la fecha y la hora.

Comprobar si un mensaje salió

1. Abre la cita en la agenda y pulsa Estado de entrega.
2. Lee cada fila: Canal, Estado y Enviado. El estado es Enviado, Fallido, Omitido o No entregable.
3. Si la tabla dice "Aún no se han enviado notificaciones para esta cita.", todavía no ha salido nada para ella.

Se guarda un registro de cada intento de envío, así que puedes revisarlo después. Guarda qué pasó y cuándo, pero nunca el texto del mensaje ni el teléfono o correo del cliente.

Elegir quién de tu equipo recibe avisos

1. Abre Mi negocio y busca Configuración de notificaciones en Catálogo.
2. En cada tema, elige quién recibe el aviso y si es En la app o por Correo. Entre los temas están Falló el pago de la suscripción, Pago de la suscripción recibido, Pagos a tu cuenta bloqueados y Mensajes a clientes sin entregarse.
3. Usa la campana Notificaciones cuando quieras leer tus avisos y Marcar todo como leído al terminar. Cada persona ve solo sus propios avisos.

El estado de entrega y el aviso por fallos repetidos también se explican en el artículo sobre alertas de la cuenta.

• Un mensaje por los canales que aceptaron, con el nombre de tu negocio o sucursal y los datos de la cita, un enlace para administrar la reserva y, si se conoce la dirección y dejaste activado el enlace al mapa, un enlace al mapa.
• Una entrada de calendario desde el correo, que se actualiza si la cita se reprograma y se cancela si la cita se cancela.
• Los mensajes de cita por WhatsApp salen del remitente compartido de Zelun, salvo que tu plan incluya remitente propio y lo hayas conectado; entonces tus clientes ven el nombre o número de tu negocio. El remitente compartido nunca se presenta como tu marca.
• Si un mensaje de WhatsApp se entrega, no sigue un SMS por el mismo evento. Si WhatsApp no se puede entregar, puede enviarse un solo SMS en su lugar, y solo si el cliente permite SMS y todavía tienes créditos.
• Tus clientes nunca ven tus avisos, el centro de notificaciones ni la tabla de entrega.

• Marcar WhatsApp para un cliente que no aceptó. Sin el permiso del cliente no se envía ningún mensaje de WhatsApp.
• Esperar que el SMS sea gratis. El SMS usa créditos prepagados. Sin créditos no se envía, tampoco como respaldo cuando falla WhatsApp.
• Pensar que solo se avisa al propietario, o que se avisa a todos. Por defecto se avisa al propietario. Puedes agregar a compañeros y cada uno puede desactivar temas para sí mismo. Los avisos de cobro y de pagos bloqueados siguen llegando al propietario aunque todos los desactiven. El aviso de mensajes sin entregarse sí se puede silenciar por completo.
• Tomar Omitido por un error. Significa que el mensaje no se envió por ese canal, por ejemplo por un límite o por falta de permiso. Revisa los permisos del cliente y, en WhatsApp, el artículo sobre lo incluido en mensajería.
• Buscar el texto del mensaje en el registro. Nunca se guarda.

El artículo de alertas de la cuenta explica con más detalle el aviso y el estado de entrega, y el de mensajería explica qué está incluido y qué usa créditos.