Pide producto a un proveedor y recíbelo

Una orden de compra es tu pedido por escrito a un proveedor. Anotas los productos y cantidades que quieres y, si quieres, el proveedor al que va. Cuando llega la mercancía, recibes la orden y en ese momento suben tus existencias. Un proveedor es una empresa a la que le compras, guardada con su nombre y, si quieres, nombre de contacto, teléfono, correo y una nota.

Las órdenes están en la pestaña Recepción de Inventario. Cada orden está en uno de tres estados:

• Borrador. Todavía la estás armando. Un borrador no cambia tus existencias y puedes editar sus cantidades y costos unitarios.
• Abierta. La orden ya se envió. Ya no se puede editar y espera la mercancía.
• Recibida. La mercancía llegó y tus existencias se actualizaron.

Zelun registra la orden y las existencias. No le hace el pedido a tu proveedor por ti.

1. Productos en tu inventario. Una orden se compone de productos, así que añádelos primero. Mira el artículo de inventario y existencias.
2. Revisa que puedas abrir Inventario. El elemento Inventario está en el grupo Configuración del menú izquierdo. Si te lleva a una página de acceso denegado, pide al propietario de la cuenta que lo haga por ti.
3. Los proveedores se guardan en la empresa. Una vez guardado, un proveedor se puede elegir en cualquier orden. La pantalla Recepción solo te deja elegir entre proveedores existentes, en Proveedor. No tiene un formulario para crear o editar proveedores. Si la lista solo muestra Sin proveedor, pide a quien administra tu cuenta de Zelun que dé de alta a tus proveedores. Una orden sin proveedor es válida y también se puede recibir.
4. Elige la sucursal correcta con el selector Sucursal de la parte superior, porque las existencias entran a esa sucursal.

Crear una orden

1. Abre Inventario y ve a la pestaña Recepción.
2. En la tarjeta Borrador de orden de compra, elige un Proveedor o deja Sin proveedor.
3. En la primera línea elige el producto en Recibir SKU, escribe la cantidad en Cant. y el Costo unitario. También ves cuánto tienes ahora en Disponible.
4. Pulsa Añadir línea por cada producto adicional.
5. Pulsa Guardar como borrador si quieres seguir trabajando después, o Crear borrador para crearla de una vez como orden abierta.

Si algunos productos tienen poco stock, esta tarjeta ya trae una línea para cada uno, con una cantidad sugerida. Cambia los números a lo que realmente quieres comprar.

Editar y enviar un borrador

1. En la lista de Órdenes de compra, busca tu orden. Muestra un identificador corto, sus productos y cantidades, el proveedor, su estado y su total.
2. En un borrador, pulsa Editar para cambiar la cantidad y el Costo unitario de cada línea, y luego Guardar. Pulsa Cancelar para salir sin cambios.
3. Pulsa Enviar. La orden pasa a Abierta y ya no se puede editar.

Preparar un mensaje para el proveedor

1. En un borrador que tenga proveedor, pulsa Redactar mensaje. Zelun usa un modelo de IA para escribir un mensaje a ese proveedor con los productos, las cantidades de la orden y los datos de contacto guardados del proveedor. No cambia los productos ni las cantidades.
2. Léelo. Una persona siempre debe revisar el resultado. Puedes editar el texto en el cuadro antes de usarlo.
3. Zelun no envía este mensaje. Cópialo y mándalo tú a tu proveedor, por ejemplo por WhatsApp o correo. Si no se puede redactar el mensaje, la pantalla indica que la generación no está disponible y puedes escribirlo a mano. Tu orden no se afecta.

Recibir una orden

1. Cuando llegue la mercancía, busca la orden Abierta y pulsa Recibir orden.
2. La orden pasa a Recibida y cada línea se suma a la cantidad Disponible de la sucursal elegida, incluso las fracciones. Compruébalo en la pestaña Existencias.

Recibir una orden de compra es la única acción de esta pantalla que modifica tus existencias. Guardar, editar o enviar una orden nunca lo hace.

Tus clientes no ven proveedores ni órdenes de compra. El efecto indirecto es que los productos que vendes siguen disponibles al cobrar porque los repusiste.

• Esperar que Enviar contacte al proveedor. Solo pasa la orden a Abierta. Tú te comunicas con el proveedor.
• Esperar que un borrador o una orden abierta sumen existencias. Las existencias suben solo cuando pulsas Recibir orden.
• Intentar editar una orden abierta. Solo se editan los borradores. Si no estás segura o seguro, guarda primero como borrador.
• Recibir en la sucursal equivocada. Las existencias entran a la sucursal elegida en Sucursal.
• Usar el mensaje redactado sin leerlo. Es una sugerencia de un modelo de IA, así que revísalo y edítalo.
• Buscar en esta pantalla un botón para añadir proveedores. No lo hay en la pestaña Recepción, solo se elige entre los existentes.

Las existencias, los gastos y el cobro se explican en sus propios artículos.