Guarda notas de visita y fotos de antes y después en la ficha de tu cliente

Zelun te permite llevar un historial privado de cada cliente: notas breves que escribes al cobrar (por ejemplo una fórmula, una preferencia o una alergia) y fotos de antes y después ligadas a una cita. Todo queda en la ficha de ese cliente y es solo para tu equipo.

Encima de eso hay dos extras opcionales:

• Un resumen con IA de las notas de un cliente. Cuando alguien de tu equipo lo pide, Zelun lee las notas de ese único cliente y da un resumen corto de sus preferencias habituales, además de alertas sobre cualquier cosa que suene a alergia, reacción, prueba de parche o contraindicación.
• Un límite de almacenamiento para fotos. Tu negocio tiene un límite de espacio para fotos. Viene con tu plan y no hay un complemento para comprar más.

Tus notas y fotos no son un expediente médico. Zelun no se presenta como un sistema para expedientes de salud, así que no lo uses como tal.

1. La cita debe tener un cliente asignado. Una cita sin cliente no puede llevar notas ni fotos.
2. Para las fotos, el cliente debe haber dado su permiso. Lo registras con la casilla Consentimiento de fotos otorgado del cliente, en la página Clientes. Sin él, las subidas se rechazan.
3. Las fotos deben ser imágenes .png, .jpg o .webp.
4. La página Clientes, en el menú lateral, tiene la pestaña Historial y la casilla Consentimiento de fotos otorgado. Aun así, puedes agregar notas y fotos desde la agenda.
5. El resumen con IA solo funciona cuando el servicio de IA de Zelun está activado en la plataforma. Si no lo está, el botón muestra un error.

Registrar el consentimiento para fotos

1. Abre Clientes en el menú lateral y elige al cliente.
2. Marca Consentimiento de fotos otorgado (o usa Editar cliente). El texto junto a la casilla explica que permite al personal adjuntar fotos de antes y después a las citas de ese cliente.
3. Desmárcala si el cliente cambia de opinión. Las fotos ya subidas se quedan hasta que las elimines.

Agregar notas y una foto al cobrar

1. Abre la cita en la agenda y ve a los campos de cobro.
2. Escribe en Notas de la visita (fórmula, alergias).
3. Para adjuntar una foto usa Adjuntar foto y elige el archivo.
4. Termina el cobro como siempre. La nota y la foto se guardan en el historial del cliente. Si dejas ambos vacíos, no se guarda nada. Si la foto se rechaza, la pantalla te dice por qué.

Agregar fotos de antes y después a una cita

1. Abre la cita en la agenda y busca Fotos de la cita.
2. Pulsa Añadir foto de antes o Añadir foto de después y elige el archivo. Mientras sube, la pantalla dice Subiendo foto….
3. Para quitar una, pulsa Eliminar foto debajo de ella. Con eso se libera el espacio que usaba.

Consultar el historial de un cliente

1. En Clientes, elige al cliente. La pestaña Historial se abre en Historial de visitas.
2. Cada entrada muestra su fecha, la nota y las fotos. Una nota que menciona una alergia o una reacción aparece como Marcada. Si aún no hay nada, dice Aún no hay visitas. y que las notas y fotos aparecerán tras el primer cobro.
3. Cada foto tiene un botón Enviar al cliente. Envía esa foto por WhatsApp, pero solo si el cliente aceptó mensajes por WhatsApp y la ventana de la conversación está abierta. Si no, la pantalla explica por qué no se puede enviar.

Limitar quién puede leer las notas (clínicas y consultorios)

1. Abre Mi negocio y pulsa Revisar ajustes sugeridos en la tarjeta Tipo de negocio. Solo la persona propietaria la ve.
2. Cuando aparezca Notas visibles solo para el profesional que atiende, pulsa Activar. Nada se activa hasta que lo hagas.
3. Desde entonces, solo el profesional para quien se escribió una nota y la persona propietaria pueden leerla. El personal de recepción y el resto del equipo ven Nota clínica · restringida en el historial: saben que existe una nota, pero no lo que dice. Las notas que una persona no puede leer tampoco entran en el resumen con IA.
4. Desactívalo en el mismo lugar si cambias de opinión. Las notas ya escritas no cambian en ningún caso.

Pedir un resumen con IA

1. En Historial de visitas, pulsa Resumir notas.
2. Espera a que termine Resumiendo notas…. El resultado aparece en un panel titulado Resumen de notas de visita generado por IA.
3. Lee el resumen y las alertas. Cada alerta indica sus Notas fuente, con enlaces a las entradas originales. Verifícalas ahí.
4. Si el cliente no tiene notas verás No hay notas de visita para resumir. Si nada suena a alergia o reacción, verás que no se encontraron alertas.

Los clientes no ven nada de esto. Las notas, fotos, resúmenes y alertas son solo para tu equipo. Nunca aparecen en la página de reservas, en el enlace que usa el cliente para gestionar su cita, en los mensajes sobre una cita ni en tus reportes.

La única excepción es una foto a la que tú pulsas Enviar al cliente, que le llega a ese cliente por WhatsApp.

De forma indirecta, el cliente se beneficia de que tu equipo recuerde sus preferencias y alergias de una visita a otra. Si anonimizas a un cliente, sus fotos se eliminan al mismo tiempo. Consulta el artículo sobre exportar y borrar a un cliente.

• Esperar que la restricción se aplique sola. Elegir Clínica como tipo de negocio solo la sugiere. Se aplica cuando la persona propietaria la activa en la revisión.

• Intentar subir una foto antes de registrar el consentimiento. Al cobrar, si el cliente no tiene consentimiento de fotos, los botones Añadir antes y Añadir después se reemplazan por "No hay consentimiento de fotos de este cliente: la subida está bloqueada." con un enlace registrar consentimiento ahora. Registra el consentimiento y luego sube la foto. La hoja de cobro indica que las fotos se guardan solo bajo tu empresa y se eliminan si el cliente se anonimiza.
• Llegar al límite de almacenamiento. La pantalla indica que la empresa alcanzó su límite de almacenamiento de fotos. No se pierde nada. Elimina las fotos que ya no necesites para liberar espacio y vuelve a intentar.
• Esperar que el resumen se haga solo. Nunca ocurre así. Solo se genera cuando alguien pulsa Resumir notas, no después del cobro.
• Tomar una alerta como un diagnóstico. Las alertas las escribe una IA y están marcadas como tal: verifícalas con las notas fuente. No son una decisión clínica.
• Esperar que el resumen agregue información. Solo condensa lo que ya está en las notas de ese cliente. Nunca cambia las notas, al cliente ni la cita.
• Agregar una nota a una cita sin cliente. Primero asigna o crea al cliente.

Las fichas de clientes y las herramientas para exportar y borrar se explican en los artículos relacionados.