Define cargos por cancelación tardía y por no presentarse

Cada sucursal tiene una política de cancelación: el cargo que debe un cliente que cancela demasiado cerca de la cita y el cargo cuando no se presenta. Tú eliges cada cargo, como monto fijo o como porcentaje del precio del servicio. Los cargos por cancelación tardía pueden tener varios niveles, así que cancelar un día antes puede costar menos que cancelar una hora antes.

Un cargo se toma primero del depósito del cliente, hasta lo que el depósito cubre. Si se debe más, se cobra a una tarjeta que el cliente dejó guardada en la sucursal, cuando la sucursal la pide. Si no hay ninguna de las dos, el cargo se calcula y queda registrado en la cita como pendiente, y no se cobra a ninguna tarjeta. Lo que sobre de un depósito vuelve al cliente para que elija reembolso o crédito. Primero configura los pagos y los depósitos: consulta el artículo sobre pagos y depósitos y los de qué pasa con un depósito y de tarjetas guardadas. La comisión de la plataforma y las comisiones del procesador de pagos se aplican a lo que se cobra igual que a cualquier otro pago cobrado, y Zelun no retiene el dinero.

Un cargo nunca impide la cancelación. Si no se puede cobrar a la tarjeta, la cita igual queda registrada como cancelada o como ausencia, y el cargo se marca como pendiente.

1. Decide tus cargos. Cada uno es Fijo (centavos), un monto escrito en centavos, o Porcentaje del precio del servicio, un número entero de 1 a 100.
2. Decide tus niveles. Cada nivel es un número de horas antes de la cita con su cargo. Los niveles deben tener horas distintas.
3. Para cobrar los cargos automáticamente, conecta los pagos y activa un depósito o exige una tarjeta guardada en la sucursal.
4. Sucursales está en el grupo Configuración del menú lateral, y la página de cada sucursal tiene su política de cancelación. Si te lleva a una página de acceso denegado, pídeselo al propietario de la cuenta.

Definir la política

1. Abre Configuración, elige Sucursales, haz clic en la sucursal y busca Política de cancelación.
2. En Niveles de cargo por cancelación tardía (horas antes de la cita), llena cada nivel: Horas antes, el tipo de cargo (Fijo (centavos) o Porcentaje del precio del servicio) y el monto. Pulsa Añadir nivel para agregar más, o Quitar para eliminar uno. Siempre debe quedar al menos un nivel.
3. En Cargo por no presentarse, elige el tipo de cargo y escribe el monto.
4. Pulsa Guardar política. La pantalla confirma con Política guardada.

La pantalla no guarda y muestra un error si un porcentaje está fuera de 1 a 100, si un cargo fijo no es un número entero de centavos de cero o más, si las horas no son un número entero de al menos 1, o si dos niveles usan las mismas horas.

Cómo decide el sistema

• Cancelación tardía. El sistema revisa cuánto tiempo antes del inicio de la cita ocurre la cancelación. Elige el nivel con el menor número de horas que todavía sea mayor que ese tiempo. Así, con un nivel de un día y otro de dos horas, una cancelación una hora antes usa el de dos horas, y una hecha diez horas antes usa el de un día. Si la cancelación es más temprano que todos los niveles, es a tiempo y no cuesta nada.
• Los cargos en porcentaje son ese porcentaje del precio del servicio de la cita al momento de reservarla, redondeado al centavo más cercano. Los cargos fijos son el monto tal como lo escribiste, sin importar cuánto cueste el servicio.
• No presentarse. Una cita es una ausencia solo cuando el personal la marca así. Entonces se aplica el cargo por no presentarse.
• Las reglas de tiempo son las mismas si cancela el cliente o si el personal registra la cancelación por él. Cuando cancela el negocio, nunca hay cargo. Mira el artículo sobre registrar quién canceló.
• Mientras no guardes una política, aplica una predeterminada: una ventana normal de cancelación gratuita sin cargo.

Cancelar o marcar una ausencia

1. Abre la cita en la agenda.
2. Para una cancelación, escribe el Motivo de cancelación, elige quién cancela en ¿Quién cancela? y pulsa Cancelar visita. El motivo y la elección son obligatorios.
3. Para un cliente que no llegó, pulsa Marcar como ausencia. Aparece mientras la cita sigue reservada.
4. Si el cargo es mayor que cero, se toma del depósito y luego de una tarjeta guardada. Si el cargo es cero, todo el depósito vuelve al cliente para que elija qué hacer con él.

Si el cobro falla

1. La cita igual queda guardada como cancelada o como ausencia, y muestra Cargo pendiente. Al cliente se le envía un enlace para pagarlo desde su página de la cita.
2. Ábrela y pulsa Reintentar cobro, o pulsa Pagado en mostrador si el cliente te pagó directamente. Cuando el cobro funciona, el cargo queda registrado como cobrado.

Si un apartado se quedó como cargo, la línea del recibo dice Apartado retenido como cargo por cancelación tardía.

• En tu página de reservas y en la confirmación aparece una nota que dice Cancelación gratuita hasta una hora y fecha. Esa hora es el inicio de la cita menos el nivel más amplio que definiste.
• Los clientes cancelan desde su enlace de administración, o respondiendo un mensaje cuando aplica. Cancelan sin necesidad de una cuenta.
• El cargo se toma de su depósito y luego de una tarjeta que dejaron guardada. El personal ve el resultado en la cita. Los clientes no ven la pantalla de la política.
• Si un cargo no se puede cobrar, al cliente se le envía un enlace para pagarlo. No se les avisa que puedes reintentarlo. Eso queda de tu lado.

• Escribir pesos en lugar de centavos en un cargo fijo. El importe se captura en centavos, así que multiplica por 100 el importe que quieres cobrar.
• Esperar que se cobre un cargo sin depósito ni tarjeta guardada. Sin ninguno de los dos, el cargo queda registrado como pendiente y no se cobra nada.
• Usar las mismas horas en dos niveles. La política se rechaza hasta que cada nivel tenga sus propias horas.
• Olvidar que importa quién canceló. En una cancelación que pidió el cliente, que sea tardía depende solo de qué tan cerca del inicio se cancela. Una cancelación del negocio nunca cuesta un cargo.
• Olvidar reintentar un cargo pendiente. Se queda marcado como pendiente hasta que alguien lo reintente o se resuelva.
• Olvidar la factura (CFDI) de un cargo o un depósito. Si tu negocio emite CFDI, un cargo cobrado, un depósito y un depósito devuelto tienen cada uno su propio documento desde la cita, en Otras facturas de esta visita. Consulta el artículo de CFDI.
• Marcar una ausencia cancelando. Usa Marcar como ausencia. Una cancelación normal se juzga por el tiempo y no cuenta como ausencia.

Los artículos de abajo explican la página de la sucursal, los pagos y depósitos, los depósitos por riesgo, qué pasa con un depósito, las tarjetas guardadas y cómo registrar quién canceló.