Pide formularios de admisión y consentimiento antes de una visita

Un formulario de admisión es un conjunto corto de preguntas, y si quieres una firma, que el cliente llena antes de su visita: alergias antes de un tinte, un cuestionario de salud antes de un facial, un consentimiento antes de un tratamiento. Vinculas el formulario a los servicios que lo necesitan, y a cada cliente con cita para uno de esos servicios se le pide llenarlo desde el mismo enlace que ya usa para administrar su reserva.

Cada formulario tiene un número de versión. Cuando cambias sus campos, la versión sube y a los clientes que firmaron la versión anterior se les vuelve a pedir. Un cliente que ya firmó la versión actual no tiene que firmar de nuevo en su siguiente visita.

Un formulario firmado se guarda como consentimiento registrado en la cita y en la ficha del cliente: quién firmó, cuándo y qué versión. Es un consentimiento registrado, no una firma electrónica certificada.

Los formularios forman parte de todos los planes.

1. Decide qué servicios necesitan un formulario y qué quieres preguntar.
2. Escribe cada pregunta en español y en inglés. El formulario le muestra a cada cliente el idioma que usa.
3. Decide si el formulario es obligatorio antes del check-in. Si lo es, el personal no puede registrar la llegada del cliente hasta que esté completo, ya sea porque el cliente lo llenó antes o porque se llenó en el mostrador.

Crear un formulario

1. Abre Mi negocio y ve a Catálogo. Busca Formularios de admisión y consentimiento y pulsa Nuevo formulario.
2. Escribe el Nombre del formulario.
3. Pulsa Agregar campo por cada pregunta. En cada una elige el Tipo de campo: Texto para una respuesta escrita, Casilla para algo que el cliente acepta, o Firma. Llena la Etiqueta en inglés y la Etiqueta en español, y marca Obligatorio si debe contestarse.
4. En Servicios vinculados, elige los servicios que necesitan este formulario. Un formulario sin servicio vinculado nunca se le muestra a nadie.
5. Marca Requerir antes del check-in si la visita no puede empezar sin él.
6. Pulsa Guardar formulario. La pantalla confirma con Formulario guardado. y la lista muestra el formulario con su versión.

Cambiar o retirar un formulario

1. Pulsa Editar en el formulario, haz tus cambios y pulsa Guardar formulario. Cambiar los campos sube la versión.
2. Pulsa Archivar para dejar de usarlo. Los registros ya firmados se conservan.

En el mostrador

1. Abre la cita en la agenda antes de registrar la llegada del cliente. Muestra cuántos formularios obligatorios siguen pendientes, o que ya están completos. Por ahora estos textos de la cita aparecen en inglés.
2. Si hay uno pendiente, pulsa Capture intake form (capturar formulario), llénalo con el cliente en tu pantalla y pulsa Save form (guardar formulario). Después registra la llegada como siempre.

• El enlace para administrar su reserva, que reciben con su confirmación, muestra Antes de tu visita con el formulario y la nota Completa este formulario antes de llegar.
• Contestan las preguntas, marcan Acepto donde hay una casilla, firman donde hay una firma y pulsan Enviar formulario. Ven Formulario enviado.
• Sus respuestas y su firma nunca se incluyen en un correo, SMS o mensaje de WhatsApp. Los mensajes solo llevan el enlace al formulario.

• Olvidar vincular un servicio. Un formulario sin servicio vinculado nunca se le muestra a ningún cliente.
• Dejar una etiqueta vacía. Cada campo necesita etiqueta en inglés y en español, y el formulario necesita nombre. La pantalla te pide completarlos.
• Esperar que una edición mantenga válidas las firmas anteriores. Cambiar los campos sube la versión, y en la siguiente visita se le pide al cliente firmar de nuevo.
• Intentar registrar la llegada con un formulario obligatorio pendiente. Se rechaza. Primero captura el formulario en el mostrador.
• Tomar la firma como firma electrónica certificada. Es un consentimiento registrado con quién, cuándo y qué versión.

Los artículos enlazados explican los servicios, la agenda, cómo administran los clientes su reserva y las notas y fotos de la visita.